שם הפרוטוקול: פרוטוקול מליאה מס' 50

עיר: חוף השרון
ועדה: אחר
קטגוריה
תאריך: תאריך: 19/11/2023
מקור: הקובץ המקורי באתר חוף השרון
עותק שמור: עותק מהארכיון שלנו (אם הקישור למקור אינו זמין)

מסמכים נוספים באותה ישיבה: פרוטוקול דיונים סרוק · פרוטוקול דיונים נגיש · לחצו כאן · לחצו כאן · לחצו כאן · לחצו כאן · לחצו כאן · לחצו כאן · לחצו כאן

שק "7

<<חוף השרדו

\\/ ארסוך קדם | בית יהושע | בני ציון | בצרה | גליל ים

-%ו,.

אודים | ארטוף

פרוטוקול מליאה שלא מן המניין מס' 9

אשר התקיימה ביום ראשון 29/10/2023 בשעה: 16:30

בזום

משתתפים:

חברי מליאת המועצה:

אלי ברכה, ראש המועצה

מאיר דור, סגן ראש המועצה

| חבר/ה מליאה | יישוב | הגיע/ה

| תמנה שמאלי > = אודים . |

| מנהיים דנ = = ארסוף קדם + |

| שוקי ארליך - | ארסוף + |

צחי חודניק בית יהושע + |

= אורלי עמיר בני ציון +

מירב קורן | | בצרה | | 1

= פבלו לם תל יצחק | +

ברק בן אריה 6 געש +

= אנד ולף || = וחרוצים 5 +

יקום |

שרון רומם כפר נטר +

גילי בן יקר רשפון | +

הילה טרייבר ,מזכ"ל המועצה

אורלי רזניקוב, מבקרת המועצה

לירז קופר, גזברית המועצה

לא הגיעו:

עו"ד עדי סדינסקי - לוי - יועמ"ש

על סדר היום:

1. דיון בהמלצות הועדה לענייני ביקורת בפרוטוקול מס' 19 מיום 8.8.23 ומס' 20 מיום

3 בנושא דוח מבקרת המועצה לשנת 2022

שפיים, דואר שפיים 60990 | טל. 09-9596580 | פקש. 09-9583791 | 60 057000 -+סה./שעשצ

חווי השרו 4

דיון בהמלצות הועדה לענייני ביקורת לדוח המבקרת לשנת 2022:

מבקרת המועצה הציגה את דוח הביקורת לשנת 2023 ואת המלצות הועדה לענייני

ביקורת המצורפים לפרוטוקול זה ומהווה חלק בלתי נפרד ממנו.

הנושאים שבוקרו השנה:

1. מיצוי הכנסות מ"קולות קוראים"

2 רישוי זמין בועדה לתכנון ובניה

3. היבטים בתהליכי הגביה ומתן הנחות בתשלומים לועדים המקומיים הפועלים ב"גביה

מרוכזת"

1 מיצוי הכנסות מ"קולות קוראים" -

הטיפול בקולות קוראים מוטל כולו על אגפי המועצה . אין נוהל כתוב של העבודה הנדרשת

בנושא קולות קוראים לרבות תיעוד ההליכים שבוצעו והמידע הקיים הוא מבחינת "תורה

שבעל-פה".

המשמעות היא שקבלת תקציבים משמעותית תלויה ביוזמת האגפים, הבנתם את ההליכים

הבירוקרטים הכלולים בתחום והקפדתם על הגשת כל המסמכים הנדרשים לקבלת

הכספים ללא פיקוח, ידיעה ובקרה רצופים של גורם נוסף במועצה.

השארת תחום המהווה מקור הכנסות מהותי ללא כל בקרה מהווה פתח לאי השלמת

התהליך וקבלת הכספים.

התנהל דיון סביב:

התהליך הבירוקרטי הכרוך בהגשה של קולות קוראים, המשמעות מבחינת עלות- תועלת

של הכספים שמתקבלים בסופו של דבר וההשפעה שלהם בתהליכי העבודה השוטפים

והתקציבים. הצורך לתכלל ולבצע בקרות כדי לוודא את קבלת הכספים לאותם הקולות

קוראים שהוגשו ואושרו

אאא הטיפול

הטיפול.

קורות ל"קולות קורי ו

המלצם: |

₪3 ₪ 5 בש במועצה ₪

[-] מו מוטל כולו לדעת הביקורת בשל תחלופת עובדים גבוהה שחלה בשנים 1

ב- 2022 פורסמו ₪ 7-72 ₪ עלאגי האחרונות יש חשיבות מיוחדת להפעלת בקרה, רישום מסודר של |

- 540 קולות קוראי! ל המועצה 8

8 יכות ו - ' | מש כללכל בלל הקו"ק שהוגשו במועצה ושמירת המידע בצורה אחידה

0 0 % ש השלבים ומאורגנת. הביקורת ממליצה לכתוב נוהל לשמירת מידע ולקיים.

בש -] ₪4 ₪ בקרה ליישומו +

₪3 ₪

התייחסות הועדה לענייני ביקורת

עדו הביקורת מאמצת את המלצות המבקרת ומדגישה כ |

לשם שיפור הליך מיצוי הקולות קוראים *יקבע נוהל הדרכת.

מנהלים וכן טוהל בקרה שתערך ע" הגזברות 0

שפיים, דואר שפיים 60990 | טל. 09-9596580 | פקש. 09-9583791 | ס6. 04-1050000 .ושי

--%כ)\/,

חוף השרון"

החלטה:

מליאת המועצה מאמצת את החלטת ועדת הביקורת המאמצת את המלצות המבקרת

ומדגישה כי לשם שיפור הליך מיצוי הקולות קוראים ייקבע נוהל הדרכת מנהלים וכן

נוהל בקרה שתערך ע"י הגזברות

2. רישוי זמין בועדה לתכנון ובניה-

מבקרת המועצה הבהירה כי ביקורת זו עסקה בבחינת תהליך אישור קבלת היתר בניה

לאחר תיקון 101 לחוק התכנון והבנייה והעבודה עם מערכת "רישוי זמין" ו"בר טכנולוגיות".

עקב מגבלות תכנת "רישוי זמין" ועקב אי הכנסת כל המידע המשלים לתכנת "בר

טכנולוגיות" הביקורת נאלצה לבדוק רק תיקים פעילים.

נמצא כי יש עיכוב במתן היתרי הבניה שחלקו נובע מעומס של עובדי הועדה וחלקו באי

עמידת המגישים בהנחיות הועדה.

מזכ"לית המועצה הסבירה כי בשיטת רישוי זמין המגעים עם הועדה נעשים רק ע"י המגיש

ללא מעורבות התושב. שיטה זו יוצרת מצב של " סולמות ונחשים" שכשהמגיש לא עומד

בתנאים הוא אמור לקבל דחיה , לתקן את הנדרש ולהתחיל את ההליך מחדש. עמידה

בשיטה זו תטיב עם תדמית הועדה אך תפגע בתושב כי היא תגרום להארכת ההליך

משמעותית. לכן, בחרנו שהועדה תנהל תקשורת עם המגיש, מחוץ למערכת הממוחשבת

ובדרך זו לא להחזיר את הבקשה לתחילת ההליך גם במחיר של פגיעה בתדמית הועדה.

התנהל דיון סביב:

תהליכי העבודה של עורכי התוכניות בוועדה לתכנון ובניה עם המערכות השונות ועם

הפונים. לוחות הזמנים להגשה, חשיבות יידוע התושב בשלבי הטיפול בבקשה, חלקם של

האדריכלים בעיכוב לו"ז, קיצור לוחות זמנים.

+ ב - 5 מתוך 15 המקרים שנדגמו הייתה ו בלו"ד בשלב הבקרה

המרחבית כאשר בחלק מן המיקרים המדובר באיחור של

חודשים.

במרבית הבקשות קיימים מספר רב של סבבים עם מגיש הבקשה

מבלי שמתקבלת החלטה בשלב הבקרה המרחבית, אשר היתה

גורמת למגיש להגיש בקשה חדשה ומתוקנת

בחלק מן המיקרים בודקי התוכניות אינם משקפים בפני המגיש

את כלל הליקויים בשלב הבקרה המרחבית ולכן נוצר מצב של

מספר רב של סבבים בהם נדרש המגיש לתקן כל פעם חלק

מנתוני הבקשה דבר המעבב את הטיפול בבקשה.

"רישזי דמין" בועדה לתכנון ובנייה

מערכת "רישוי זמין"

ללח חר גו ויח וב ₪

שפיים, דואר שפיים 60990 | טל. 09-9596580 | פקש. 09-9583791 || 60. 104-050 .שש

%%כו,

חוף השרו

מועצה אזורית

מסקנות.

> במקרים רבים הוועדה אינה מצליחה לעמוד בלוחות

הזמנים הקיימים במערכת. כתוצאה מבך: הטיפול

בבקשות המגיש נמשכות לעיתים על פני חודשים מעבר

ללוחות הזמנים שנקבעו בהנחיות.

נמצאו בקשות שמקודמות אוטומטית במערכת רישוי זמין לשלב הבא מבלי שהועדה.

סיימה את בדיקת הבקשה יש בקשות שאינן מקודמות במשך זמן רב במקרה של אי מחך

מענה בשלב בקרה מרחבית,

. חלק מהסיבות להימשכות התהליך הוא שבשלב הבקרה

המרחבית הועדה אינה מקפידה לשלוח למגיש את כלל

ההערות בפעם אחת אלא מנהלת עם המגיש התכתבות

("פינג פונג") במהלכה נשלחות ההערות בשלבים.

טֶ

אודים

געש

ארטוף

חרוצים

> מומלץ כי תיערך בקרה על ידי מהנדס הוועדה וסגניתו

שניתן מענה ראשוני למגיש בשלב הבקרה המרחבי בבר

לאחר מספר ימים בודדים, ובקרה נוספת והגשת החלטה

המתייחסת לכלל מרכיבי התוכנה תינתן טרם חלוף ה - 45

יום. במצב זה יקבל המגיש מענה ראשוני אשר יסייע

לוועדה בקבלת ההחלטה אשר תיערך טרם חלוף ה - 45 יום

ויימנעו מספר רב של סבבים מול המגיש.

> בבדי שהמבקש יהיה מודע לשלבי הטיפול בבקשתו,

מומלץ לבדוק אפשרות להוסיף את כתובת המייל של

המבקש גם להתכתבזיות שמתבצעות מחוץ למערכת

רישוי זמין.

החלטה:

ארטוף

יקום

קדם

כפו

בית יהושע

נטו

בני ציון | בצרה | גליל ים

רישפון | שפיים | תל יצחק

+ נדרש הוא מענה כולל של הועדה המתייחס לכלל מרכיבי

התכנית. בדרך זו יתקצר שלב ההתכתבות ("הפינג פונג")

לבדיקת תיקוני המגיש על פי המענה הראשוני של הועדה.

מומלץ בי במקרים בהם הליך ההתכתבות יארך זמן רב

בשל אחריות המגיש תתקבל החלטה על ידי הוועדה

לדחות את הבקשה.

+ מומלץ כי סגנית המהנדס תבצע בקרה

חודשית / רבעונית אחר מקרים בהם שלב ההתכתבות

("הפינג פונג") ובמידת הצורך תקיים דיון עם בודקת

התכנית והמגיש על בלל היבטי התכנית.

התייחסות הועדה לענייני ביקורת

ועדת הביקורת מאמצת את המלצות המבקרת בהתאמה לעמדת.

מזכ"לית המועצה.

לדעת הועדה יש חשיבות רבה ליידוע התושב המבקש בתהליך

ההתכתבות (פינג-פונג) המתנהל מול המתכנן באופן שסיבת העיכוב

בטיפול תובהר לתושב ככל שניתן.

מליאת המועצה מאמצת את המלצות ועדת הביקורת בהתאמה לעמדת מזכ"לית

המועצה כלומר שהועדה תמשיך בגישה שהמועצה התוותה עד כה. ואת עמדת הועדה

יש חשיבות רבה ליידוע התושב המבקש בתהליך ההתכתבות (פינג-פונג) המתנהל

מול המתכנן באופן שסיבת העיכוב בטיפול תובהר לתושב ככל שניתן.

3. היבטים בתהליכי הגביה ומתן הנחות בתשלומים לועדים המקומיים הפועלים

ב"גביה מרוכזת"-

גביה מרוכזת מתקיימת בועדים המקומיים של: בני ציון, רשפון, געש, גליל ים, תל יצחק,

וחלק מתושבי יקום. הסמכות לאישור הנחות היא של המועצה בלבד וחלה עליה החובה

לוודא כי הגביה ומתן ההנחות נערך באופן תקין על פי הדינים החלים על גביית ארנונה.

הממצא העיקרי הוא כי אין בקרה של המועצה על הליכי הגביה ומתן ההנחות בועדים.

₪ םתר |

המועצה לא עורכת כל בקרה שהיא אחר ניהול הגביה של הועדים = = | ה רק בבני ציון ניתן

המקומיים בגביה המרוכזת, | 0 לבצע השוואת.

למעשה אין במועצה כל מידע שהוא לגבי התנהלות הגביה של הועדים || אוטומטית של 8

מתן מידע ראוי לתושבים , אחוזי הגביה ו/או חובות של תושבים וכדי הנתוגים 0

הבלים 6 = בסיס נתונים אינו 0

תואם למועצה: 2 |

" מהמועצה לועדים ד |

נדרש לבצע בקרה על הליך הגביה בועדים בני ציזן. הנמת חונ בלבד

המקומיים לרבות בקרה על התעריפים, רשפון הגביה לתבנת.

ההצמדות למדד, הצמידות לנתוני הבסיס. געש הניהול בסכומי.

המתקבלים ממח' הגביה של המועצה "נטו":

וההנחות שניתנות. 0

גליל ים

] |

שפיים, דואר שפיים 60990 | טל. 09-9596580 | פקט. 09-9583791 ו 60. הס 050 ח-+0./ש/צאי

2% .-

|חווךף השרו"

אגרת שמירה

רפ התייחסות הועדה לענייני ביקורת

+ מבין ששת הועדים שנבדקו רק בגעש מתקיימת

ב ועדת הביקורת מאמצת את המלצות המבקרת.

הועדה ממליצה כי הועדים המקומיים ידווחו על סיום הטמעת בסיס.

ים זהה " המועצה עד לתארי, 11

תועד מבצל לבה את חישובד אגרת השמלדה: נתונים זהה למספרי המועצה עד לתאריך 2024.

+ בגעש לא מבוצעת הצמדה למדד ולא ניתנות הנחות

באגרת השמירה

ג 0

777777 0808080848868688886860 הקוריה

התנהל דיון סביב:

הבעייתיות של הועדים בהטמעת האקסל המגיע אליהם ממח' הגביה במועצה. היעדר

אפשרות להזרמת נתונים אוטומטית ובשימוש בתכנת == ע"י הועדים.

מזכ"לית המועצה עדכנה כי לאור ממצאי הביקורת בועדת הנחות התקבלה החלטה

להצמיד את אישור הועדת למתן הנחת נזקק כך שאוטומטית יחול גם על הנחה באגרת

השמירה ובכך להקל על הזכאים ולפטור אותם מהצורך בהגשת בקשה כפולה.

4. המשך דיון בנושא מיצוי הכנסות מ"קולות קוראים"

מזכ"לית המועצה הבהירה כי בעקבות דוח הביקורת המועצה התקשרה עם התקשרה עם

משכ"ל לקבלת כל הקולות הקוראים המתפרסמים אך המועצה עומדת רק בחלק קטן

מתנאי הסף. בנוסף, קיימת בעיית תקצוב של הכספים המתקבלים מקולות קוראים הן בשל

אי הוודאות בקבלתם והן בשל שיהוי בקבלתם. הבירוקרטיה והקשיים בקבלת הכספים

בדרך זו גורמים לכך שבמקרים רבים, מתקבלת החלטה שלא להגיש בקשה לאישור קול

קורא.

גזברית המועצה הסבירה כי מניסיונה במבחן עלות-תועלת לעיתים עדיף לוותר על הגשת

קול קורא

רשמה: רעות חזן

הישיבה הסתיימה בשעה: 17:30

ראש המועצה

שפיים, דואר שפיים 60990 | טל. 09-9596580 | פקש. 09-9583791 | 60. הסז 0 104-057 .יי

חווףי השרון+

חוף השרון.

מועצה אזורית

ית יהושע \ בני ציון | בצרה | ג

ר | רישפון | שפ

רסוף | ארסוף קדם

חרוצים | יקום | כפו

2 אוקטובר, 2023

כ"ז תשרי, תשפ"ד

לענייני ביקורת מס' 20

אשר התקיימה בזום בשעה 12/30

משתתפות:

אורלי עמיר - יו"ר ועדת ביקורת

צחי חודניק - חבר ועדת ביקורת

תמנה שמאלי - חברת ועדת ביקורת

מוזמגת:

אורלי רזניקוב - מבקרת המועצה

היום :

1 דיון בדוח ביקורת מבקרת המועצה מס' 14 - 2022 בנושא היבטים בתהליכי הגביה ומתן הנחות

בתשלומים לועדים המקומיים הפועלים ב"גביה מרוכזת"

2 שונות

1. דיון בדוח ביקורת מבקרת המועצה מס' 14 - 2022 בנושא היבטים בתהליכי הגביה ומתן הנחות

בתשלומים לועדים המקומיים הפועלים ב"גביה מרוכזת":

מבקרת המועצה הציגה את תמצית הליקויים וההמלצות בדוח

התקיים דיון סביב: הסיבות והמשמעות שיש ועדים בגביה מרוכזת ויש ועדים שהגביה במועצה

היכולת של הועדים לעבוד בתכנה זהה לזו של המועצה, הצורך בקיום הליך בקרה של המועצה על

הגביה המתבצעת בועדים.

החלטה:

ועדת הביקורת מאמצת את המלצות המבקרת . הועדה ממליצה כי הועדים המקומיים ידווחו על סיום

הטמעת בסיס נתונים זהה למספרי המועצה עד לתאריך 1.1.2024.

2. שוות

מבקרת המועצה עדכנה כי בימים אלה מתקיימות 3 ביקורות בנושאים: מיצוי הכנסות רווחה, פינוי

אשפה ופינוי גזם

אורלי עָמִיר

יו"ר ו 7

הישיבה הסתיימה בשעה 13.30

שפיים, דואר שפיים 99000 טל .60 סו |-+סח. שי

שפיים, דואר שפיים 60990 | טל. 09-9596580 | פקש. 09-9583791 | 60 סז 05 -+סח .שש

חוף השרו

חוף השרון":

אודים | אדטוך | ארטו

מועצה אזורי

געש \ חרוצים ום| כפר (

אשר התקיימה בזום בשעה 08.15

אורלי עמיר - יו"ר ועדת ביקורת

צזי חודניק - חבר ועדת ביקורת

תמנה שמאלי - חברת ועדות ביקורת

מוזמנת:

אורלי רזניקוב - מבקרת המועצה

סדר היום 1

1. דיון בדוח ביקורת מבקרת המועצה מס' 14 -- 2022 בנושא "מיצוי הכנסות מ"קולות קוראים"

2 דיון בדוח ביקורת מבקרוז המועצה מס' 14 - 2022 בנושא "רישוי זמין בועדה לתכטן ובניה"

מבקרת המועצה הציגה את הדוח, עדכנה כי היא עודכנה שבעיית מציאת הקולות הקוראים ק'בלה מתרון כי

כיום החברה למשק וכלכלה שולחת עדכונים לגבי כל הקולות הקוראים שמפורסמים.

התקיים דיון סביב: אחריות מנהלי האגפים לתחום , שיטת ניהול תחום קולות קוראים, ממצאי הביקורת

ומשמעותם, הבקרה הקיימת בנושא, האפשרות להעזר בחברה חיצונית, האנ יש צורך בעובד שירכז את

התחום,

החלטה:

ועדת הביקורת מאמצת את המלצות המבקרת ומדגישה כי לשם שיפור הליך מיצוי הקולות קוראים יקב

גנוהל הדרכת מנהלים וכן והל הבקרה שיערך ע"י הבזברות

מבקרת המועצה הציגה את הדוח ואת הקשיים בבדיקת הנתונים שנובעים מכך שמערכת רישוי זמין איגה

מאפשרות הוצאת נתונים לאחר הפקת היתר בניה

התקיים דיון סביב : ממצאי הדוח, הבעייתיות בהליך ה"פינג-פונג" ומשמעויותיה, החשיבות שהתושב

מיודע להליכים שמוננהלים מול האדריכלים שלהם,

ועדת הביקורת מאמצת את המלצות המבקרת בהתאמה לעמדת מזכ"לית המועצה. לדעת הועדה יש

חשיבות רבה ליידוע החושב המבקש בתהליך ההתכתבות (פינג-פונג) המתנהל מול המתכנן באופן שסיבת

העיכוב בטיפול תובהר לתושב ככל שניתן

היה

אורז'י

7 1

ו" ועדת ביקורמ 7(

הישיבה הסת'ימה בשעה 11:10 \

8-ל ה 09-948379% 60 חסאט 1-3 <

שפיים, דואר שפיים 60990 | טל. 09-9596580 | פקש. 09-9583791 | 60 סז 04-05 .אצ